Работающие техники для тех, кто хочет быть эффективным и добиваться нужных результатов, затрачивая меньше времени и уделяя больше времени тому, что важно. Книга поможет: определить, какие из ваших дел являются критически важными; более продуктивно выполнять эти дела; научиться управлять временем; перестать откладывать; научиться работать рациональнее, а не интенсивнее; научиться фокусироваться, поддерживать ясность ума в течение дня; приобрести больше энергии. 

Основная идея - перестать работать автоматически над задачами, поступающими извне. Когда мы работаем на автопилоте, то не можем дистанцироваться и подумать о приоритетах, о том, как выполнить задачу более креативно и рационально, а не просто наращивать темп работы. Самые продуктивные люди работают достаточно быстро, чтобы успеть все сделать, и достаточно медленно, чтобы работать осознанно.

 

Продуктивность не имеет ничего общего с количеством приложенных усилий и измеряется только тем, каких результатов вам удалось достичь. 

 

Три компонента продуктивности: время, энергия, внимания (все техники продуктивности связаны с одним из трех компонентов). Все взаимосвязано. Когда мы тратим время зря - мы прокрастинируем. Не умеем управлять вниманием - отвлекаемся. Не умеем поддерживать энергию - устаем и выгораем.

 

Смысл продуктивности состоит именно в том, чтобы высвободить как можно больше времени для занятия по-настоящему значимыми делами. 

1. С ЧЕГО НАЧАТЬ

Цель повышения продуктивности должна соответствовать вашим глубинным ценностям, иначе сложно поддерживать мотивацию в течение значительного времени. 

 

Разница между продуктивными и менее продуктивными людьми - способность или неспособность работать преднамеренно и осознанно. Важно наличие четко заявленной цели. 

Поставив под сомнение мотивы, которые заставляют вас стремиться к определенным изменениям в жизни, вы можете сэкономить огромное количество времени - поскольку выясните, что некоторые изменения вам на самом деле не нужны. 

Задание: прояснить ценности. 

  • Представьте, что у вас появляются 2 свободных часа каждый день. Как вы используете это время?
  • Зачем вы читаете эту книгу? Какие у вас цели в обрасти продуктивности? (привычек/ритуалов)
  • Вдумайтесь в свою мотивацию. Почему вы вообще хотите стать продуктивным?
  • Мне хочется добиться этого, потому что я очень ценю_____________. (укажите как можно больше причин)
  • Представьте себя на смертном одре. Буду ли я жалеть, что потратил на это дело слишком много или слишком мало времени?

2. НЕ ВСЕ ЗАДАЧИ РАВНОЦЕННЫ

Направлять внимание и энергию на задачи с максимальной отдачей. 

 

Лучший способ измерить продуктивность - в конце дня задать себе вопрос: удалось ли мне сделать то, что я хотел?

 

Второй способ измерить продуктивность - в наблюдении

  • Вести учет времени. На что оно уходит.
  • Внимание. На чем вы фокусируете в течение дня. Как часто отвлекались.
  • Энергия. Отслеживать свой уровень энергии и мотивации. 

Чем больше времени, энергии и внимания вы направляете на самые важные задачи, тем большего вы будете добиваться за то же самое время и тем продуктивнее вы станете. Производительность заключается не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы делать "правильные" дела.

Задание: определяем задачи, обеспечивающие максимальную отдачу.

  • Составьте список всех своих рабочих обязанностей.
  • Затем спросите себя. Если бы было возможно ежедневно выполнять лишь один пункт из этого списка, то какой из пунктов позволил бы достичь наилучших результатов за то же количество времени? 
  • Если бы нужно было выполнить еще 2 пункта из списка, то какие еще два дела позволяют достичь наилучших результатов за то же время?

Эти 3 задачи и есть те 20% дел, с помощью которых достигаются 80% результата. 

3. ТРИ ЗАДАЧИ НА ДЕНЬ

В начале дня, прежде чем начать работать, необходимо решить, какие 3 дела должны быть сделаны к концу дня.

 

В начале дня мысленно переместитесь в его конец и спросите себя: Когда этот день закончится, какие три дела мне хотелось бы видеть выполненными? Задавайте тот же вопрос в начале каждой недели.

 

В начале каждой недели - 3 крупных задачи на неделю в рабочей и личной сфере. В начале каждого дня 3 крупных задачи в рабочей и личной сфере. Также в дополнение к трем основным делам, можно запланировать несколько мелких. 

Короткий список из трех дел станет для вас путеводной звездой в повседневной лихорадке, и этим он выгодно отличается от длинных списков дел, невыполнение любого из которых может вызвать недовольство собой. 

Задание: применить правило трех.

Важно! Уметь отстраняться от текучки и сохранять ясность ума, когда вы думаете, что по-настоящему важно для вас. 

 

Повышение продуктивности - это в том числе процесс понимания тех ограничений, с которыми приходится иметь дело. Необходимо отлаживать, сколько времени, внимания и энергии у вас есть, и процесс внесения коррективов. 

4. ГОТОВНОСТЬ К БИОЛОГИЧЕСКОМУ ПИКУ

Следить за своим уровнем энергии в течение дня. И заниматься делами, которые требуют максимальной отдачи в тот момент, когда наступает ваш биологический пик и вы способны приложить максимум энергии. Это простой способ начать работать рациональнее, а не интенсивнее. 

5. ИЩЕМ ПОДХОД К НЕПРИЯТНЫМ ДЕЛАМ

Дела на потом откладывают все. Прокрастинация заложена в природу человека. По результатам опросов, около 95% людей признают, что часто откладывают дела на потом. 

Чем эмоционально неприятнее задача, тем больше вероятность, что она будет отложена. Зачастую самые ценные задачи, связанные с максимальной отдачей, подразумевают преодоление трудностей. 

 

Как быть? Усилить контроль над мозгом.

  1. Снизить отвращение к неприятному делу. Рутинная или скучная задача - ее можно выполнить в кафе. Искать позитивные стороны, проводить исследования - разбивать на составляющие, работать короткими промежутками по 15 минут, вознаграждать себя.
  2. Составить список задач на случай, если вы ловите себя на прокрастинации. Одно дело заменяем на другое.
  3. Составить список негативных последствий.
  4. Просто взяться за дело. "На то, чтобы испытывать страх перед каким-то делом, уходи больше времени и энергии, чем на само дело".
  5. Чаще заниматься делами, эффект от которых максимален.
  6. Отслеживать свои триггеры прокрастинации.

6. ПОЗНАКОМЬТЕСЬ С САМИМ СОБОЙ ИЗ БУДУЩЕГО

Чем больше вы воспринимаете себя в будущем как кого-то постороннего или чужого, тем выше вероятность, что вы будете стремиться переложить на этого незнакомца больше дел и склоняться к прокрастинации.

 

Выход - найти контакт со своим будущим "я". Например, написать письмо будущему себе или загрузить приложение Agingbooth. 

Когда вы прокрастинируете или тратите время пустую, вы почти всегда несправедливы к себе в будущем. 

7. ИНТЕРНЕТ УБИВАЕТ ПРОДУКТИВНОСТЬ

Отсоединяться от интернета на максимально возможное время в течение дня. Отключиться на время работы над важными задачами. 

8. ЭКОНОМИКА ВРЕМЕНИ

В современной экономике знаний, управление временем должно уступить место управлению вниманием и энергией. Управление же временем становится актуальным только после того, как вы поймете каким количеством энергии и внимания вы располагаете. Нужно учиться работать рациональнее, а не интенсивнее.

9. РАБОТАЕМ МЕНЬШЕ

В ходе эксперимента выяснилось, что за 90 рабочих часов в неделю мне удалось сделать лишь немногим больше, чем при работе по 20 часов. При увеличении количества рабочих часов, вам не хватает времени для отдыха и восстановления энергии и способности концентрироваться, а это ведет к стрессу и снижению работоспособности.

 

Занятость не эквивалентна продуктивности, если в результате сделано мало. "Если вы постоянно перерабатываете или затрачиваете чрезмерно много времени на выполнение дел, то это, как правило, не означает, что дел у вас слишком много - скорее вы не слишком рационально распоряжаетесь вниманием и энергией". 

 

Ограничив количество времени на выполнение задачи, вы мотивируете себя прилагать больше энергии и внимания в течение этого короткого промежутка времени; создается ощущение срочности; перестают срабатывать некоторые триггеры прокрастинации - небольшой лимит времени на выполнение работы делает ее более структурированного, менее скучной и трудной. 

10. ОБ ЭНЕРГИИ

Вы добьетесь гораздо большего, если будете концентрироваться на наиболее важных и значимых задачах в тот момент, когда чувствуете прилив сил, а не когда у вас больше всего времени. Во время своего биологического пика вы будете справляться с задачами быстрее, глубже погружаться в них, делать их с заметно лучших качеством, проявлять максимум гибкости - и в целом будете работать более рационально, а не просто дольше. 

11. НАВОДИМ ПОРЯДОК В ДОМЕ

Сгруппировать все свой технические дела (работа по дому и т.п.) и выполнять их все сразу. Создание ритуала в виде специального дня для технических задач - мощнейший способ высвободить в течение недели дополнительные ресурсы внимания и энергии. 

12. ДЗЕН И ПРОДУКТИВНОСТЬ

Сократить количество времени на технические задачи (например, проверка электронной почты) и создать больше времени и пространства вокруг задач с максимальной отдачей. Целью должно быть максимальное упрощение процесса работы, чтобы можно было проводить большую часть времени, фокусируясь на приоритетных делах. 

 

Чем проще выглядит план на день, тем более гибко можно реагировать на поступающие извне дела и непредвиденные события. Трудно быть продуктивным, если вы пытаетесь втиснуть в свой день как можно больше. Делам нужно пространство. А также пространство нужно нашему сознанию для повышения креативности (поэтому много идей приходят в душе, потому что мы даем своему сознанию свободу и пространство блуждать).

13. СЖАТИЕ НЕВАЖНОГО

Урезать и делегировать все неважное. Если возможно - устранять. Измерить сколько времени уходит на поддерживающие задачи и сократить это время, установив лимиты. 

 

Например:

  • Только 3 промежутка времени по 30 минут в течение дня для работы с электронной почтой
  • Проверка социальных сетей не более 5 раз в день
  • Объединение всех сходных задач в единый блок (сделать все телефонные звонки за одну сессию)
  • Не более 5 сеансов в день на ответы на сообщения
  • Проверять почту только тогда, когда есть время ответить сразу на все сообщения.

14. УСТРАНЕНИЕ НЕВАЖНОГО

Слово "нет" - мощный инструмент продуктивности. 

Посчитать ценность своего времени и не бояться нанять помощника. 

15. ДАМП МОЗГА

Запись своих задач на внешнем носителе - действенный способ освободить ментальное пространство и повысить организованность. 

 

Другими словами, выгрузить свой мозг. Чем больше необязательной информации вы удалите из головы, тем яснее будете мыслить. 

 

"Любое обязательство, которые вы держите в голове и по поводу которого можете сказать "я мог бы, мне следовало бы или было бы неплохо", создает иррациональное и не получающее выходы внутреннее напряжение 24 часа в сутки семь дней в неделю. Вот что нужно сделать: сесть и дисциплинированно рассмотреть каждое дело в отдельности, задав себе вопрос: "Действительно ли я собираюсь что-то предпринять по данному поводу?". Если да, то то какой шаг необходимо сделать, чтобы продвинуться в этом деле?"

 

Всякий раз, когда вам в голову приходит идея или мысль, записывайте ее в блокнот или смартфон. 

 

Задание: выгрузить информацию из головы. О своих делах, обязательствах. Все, что приходит в голову и попадает в поле внимания. Ситуации, беспокойства, новые проекты, ожидания, незавершенные дела.

16. ВЗГЛЯД СВЕРХУ

Еженедельный обзор своих задач и достижений помогает лучше контролировать свою жизнь и удерживать на правильно пути, давая четкое представление о победах и проблемных зонах. Время от времени подниматься над повседневной жизнью и смотреть на нее с определенной дистанции критически важно. Это позволяет вовремя скорректировать направление и внести изменения.

 

Вопросы:

  • Чему в течение следующей недели надо уделить больше времени?
  • На что я подрали слишком много времени на прошлой неделе?
  • Что нужно запланировать и сделать на следующей неделе?
  • На что я должен обратить особое внимание на следующей неделе?
  • Какие нерешенные проблемы у меня есть в каждой области? (7 областей жизни: интеллект, тело, эмоции, карьера, финансы, отношения, развлечения)
  • Какие возможности у меня имеются?
  • Какие препятствия будут мешать достижению целей на следующей неделе?
  • Двигаюсь ли я в правильном направлении?
  • Существуют ли какие-либо обязательства, которые я должен добавить или удалить?
  • В каких делах на прошлой неделе мне удалось добиться превосходных результатов?

17. ВЫСВОБОЖДАЕМ МЕНТАЛЬНОЕ ПРОСТРАНСТВО

Позволять своему вниманию переходить в режим блуждания. Тем самым повышается уровень креативности. Дистанцироваться от задач, чтобы дать пространство сознанию для генерации новых идей.

18. ОСОЗНАННОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВНИМАНИЕМ

Тренируем свое внимание. Фиксируем каждый раз, когда мы отвлекаемся, при выполнении задачи, и анализируем отвлекающие факторы. 

 

Чем быстрее мы работаем, тем труднее становится работать осознанно. 

19. УГОНЩИКИ ВНИМАНИЯ

Превентивные меры: отключение уведомлений и других отвлекающих факторов. Когда мы постоянно переключаем внимание - оно рассеивается, концентрироваться становится тяжелее и на ту же задачу уходит намного больше времени.

20. ИСКУССТВО ДЕЛАТЬ ОДНОВРЕМЕННО ТОЛЬКО ОДНО ДЕЛО

Лучший способ приручить блуждающее сознание - работа в однозадачном режиме. 

 

С переходом на однозадачный режим мы начинаем работать более неторопливо и целеустремленно. Увеличивается степень осознания самого процесса работы. Подумать о ценности выполняемой работы и поразмышлять как организовать ее более рационально и творчески. (Исследования показывают, что легче мыслить творчески, если вы спокойны и никуда не торопитесь). 

21. МЕДИТАЦИЯ

Медитация помогает разобраться, какие именно задачи являются по-настоящему важными. В результате появляется дополнительная возможность работать рациональнее. 

 

Практика полной осознанности делает работу более продуктивной, поскольку приводит мозг в состояние спокойствия, умиротворения и большей целенаправленности. Медитация усиливает исполнительную функцию мозга и способность концентрировать внимание. 

22. ПОПОЛНЕНИЕ ЭНЕРГИИ

Внимательнее относится к своему питанию и менять его постепенно. Пить больше воды. Заниматься физическими упражнениями. Спать достаточное количество часов. 

 

Будьте добры к себе. Ежедневно вспоминайте три вещи, за которые вы испытываете благодарность. Записывайте примеры положительного опыта. Вознаграждайте себя. Знайте, что вы можете расти. Создайте список своих достижений.

 

Сила в постепенных изменениях и маленьких шагах. 

Чек-лист по продуктивности на основе книги от 365done:

ЧЕЛЛЕНДЖ ПРОДУКТИВНОСТИ 

Саму книгу можно купить здесь:

ТОНКОЕ ИСКУССТВО ПОФИГИЗМА

ИНТЕРЕСНОЕ:

  • Конспект. Хэл Элрод "Магия утра. Как первый час дня определяет ваш успех" Читать>>>
  • Создание жизни мечты начинается с вашего дня. Читать>>>
  • Установка на данность или на рост. Читать>>>